AI OCRとは？OCRとの違いをわかりやすく解説！「新人社員」と「ベテラン社員」で例えてみました【前編】

まずはOCRから説明しましょう。

OCRとは、

紙に書かれた文字をコンピューターが文字データに変換する技術

のことです。

例えば、紙の請求書をスキャンすると、

商品名　ボールペン

数量　100本

金額　12,000円

という文字を、

商品名：ボールペン

数量：100

金額：12000

というデータへ変換してくれます。

つまり、

「紙を読めるコンピューター」

というイメージです。

ここまでは非常に便利です。

ところが……

新しく入社した新人社員を想像してください。

上司が

「この注文書を入力してください。」

と言えば、

きちんと見ながら入力してくれます。

でも、

次の日に違う会社の注文書が来ると……

新人社員は困ってしまいます。

「あれ？」

「昨日とレイアウトが違います。」

「商品コードはどこですか？」

「数量ってこの数字ですか？」

という状態になります。

実は従来OCRもこれとよく似ています。

決まったレイアウトは得意ですが、

• 帳票が変わる
• 手書きがある
• FAXが少しかすれている

そんな状況になると認識率が下がってしまうことがあります。

もちろん近年のOCRは性能が向上していますが、「帳票の変化への対応」は今でも重要なポイントです。

ではAI OCRはどうでしょう。

今度は勤続20年のベテラン社員を思い浮かべてください。

注文書を見ると、

「あ、この会社ね。」

「この数字は数量だな。」

「このFAXいつも少しかすれてる。」

「手書きで納期を書き足してるな。」

というように、

全体を見ながら判断します。

一文字だけを見るのではなく、

書類全体を理解しようとする。

これがAI OCRに近い考え方です。

つまり、

文字だけを読むのではなく、

帳票全体の構成や項目の位置関係も考慮しながらデータ化します。

そのため、

• 注文書
• 請求書
• 納品書
• 見積書
• FAX帳票

など、多様な帳票への対応が期待できます。

少し極端な例ですが、

紙に

犬

と書いてあるとします。

OCRは

「これは『犬』です。」

と教えてくれます。

一方AI OCRは、

犬

散歩時間　30分

名前　ポチ

と書かれていれば、

「これはペット情報の書類だな。」

というように、

書類全体を見て理解しようとします。

もちろん、人間のように意味を完全に理解しているわけではありませんが、「文字だけ」ではなく「帳票構造」も踏まえて処理する点が大きな違いです。

ここは非常によく誤解されます。

AIと聞くと、

「全部完璧に読める。」

と思われがちです。

しかし、

FAXが極端にかすれていたり、

手書き文字が判読できなかったりすれば、

AIでも判断が難しい場合があります。

だからこそ、

現在のAI OCRは

AIが読み取る

↓

人が確認する

という運用が一般的です。

つまり、

AIと人間が協力することで、

スピードと品質の両立を目指す仕組みなのです。

AI OCRは、次のような業務で特に効果を発揮します。

• FAX注文書の入力
• 請求書のデータ化
• 納品書の登録
• 点検表の電子化
• 作業日報の集計
• アンケートのデータ入力
• 申込書の登録
• 手書き帳票の整理

もし担当者が毎日何時間も入力作業をしているのであれば、その時間はAI OCRで効率化できる可能性があります。

OCRは、紙の文字をデータ化する便利な技術です。

そしてAI OCRは、そのOCRに「帳票を理解する力」を加えた進化形と言えるでしょう。

もちろん万能ではありませんが、人とAIが役割を分担することで、入力作業の負担を大きく減らし、より付加価値の高い業務へ時間を振り向けることができます。

【後編】では、「AI OCRを導入すると、実際にどれくらい業務が変わるのか？」を、具体的なモデルケースを交えながらご紹介します。