【モデルケース】FAX注文書の手入力から卒業へ。AI OCR【rikami】で受注業務を効率化する方法【後編】

「OCR」という言葉は以前からありました。

しかし、従来のOCRとAI OCRでは仕組みが大きく異なります。

従来OCRは「文字を認識する」技術でした。

一方、AI OCRは文字だけでなく、帳票全体のレイアウトや項目の位置関係を考慮しながらデータ化を行えるため、多様な帳票への対応力が高まっています。

そのため、

• 取引先ごとに帳票が違う
• 手書きの追記が多い
• FAX品質にばらつきがある

といった現場でも導入しやすくなっています。

AI OCRに対して、

「全部自動で入力してくれる」

というイメージを持たれる方もいます。

しかし実際の業務では、

AIが読み取り

↓

担当者が確認

↓

システムへ登録

という流れが最も現実的です。

重要なのは、

入力作業をゼロにすることではなく、人が行う確認作業を大幅に減らすことです。

その結果、

• 入力時間の短縮
• 入力ミスの削減
• 作業品質の安定
• 属人化の解消

につながります。

AI OCRは請求書だけのシステムではありません。

企業ではさまざまな帳票が日々やり取りされています。

例えば、

• FAX注文書
• 注文書
• 納品書
• 請求書
• 見積書
• 検査表
• 点検表
• 作業日報
• 申込書
• アンケート
• 契約書

など、多くの帳票が対象になります。

「この帳票は読み取れるだろうか」と悩まれる場合でも、まずは実際の帳票で検証することが重要です。

rikamiは、特に次のような課題を抱える企業に適しています。

・毎月大量の紙帳票を処理している

入力件数が増えるほど、AI OCRによる効率化の効果を実感しやすくなります。

・人手不足で入力担当者の負担が大きい

採用が難しい時代だからこそ、「人を増やす」のではなく「入力を減らす」という考え方が重要です。

・DXを進めたいが、何から始めればよいか分からない

AI OCRは既存業務を大きく変えることなく導入できるため、DXの第一歩として取り組みやすい分野です。

・オンプレミス環境が必要

クラウド利用が難しい業種では、オンプレミス対応の選択肢が重要になります。

セキュリティ要件や社内ルールに応じた運用方法を検討できることも、導入時の安心材料になります。

①「認識率」だけで判断しない

AI OCRは認識率だけで比較するものではありません。

重要なのは、

• 修正のしやすさ
• 確認画面の使いやすさ
• CSV出力
• システム連携

など、日々の運用まで含めた使いやすさです。

② 実際の帳票で検証する

デモ画面だけでは分かりません。

実際に普段使用している注文書や請求書を使って検証することで、自社に合うかどうかを判断できます。

③ 導入後の運用まで考える

AI OCRは導入して終わりではありません。

帳票の追加やレイアウト変更など、運用を見据えたサポート体制も重要なポイントになります。

Q. 手書き文字にも対応できますか？

帳票の状態や文字品質によって異なりますが、AI OCRは手書き文字にも対応できるよう設計されています。

Q. FAXでも読み取れますか？

FAX特有のかすれや傾きがある帳票でも読み取り可能なケースがあります。

実際の帳票で検証することをおすすめします。

Q. 今使っている販売管理システムと連携できますか？

CSV出力などを利用して連携できるケースが多くあります。

詳細は現在ご利用中のシステム環境に応じてご相談ください。

Q. 少ない帳票枚数でも導入できますか？

帳票枚数だけでなく、人件費や入力負荷、将来的なDX推進も含めて導入効果を検討することが重要です。

受注業務のデジタル化は、「紙をなくすこと」が目的ではありません。

本当に重要なのは、

人が入力する時間を減らし、人にしかできない仕事へ時間を使えるようにすることです。

人手不足が続くこれからの時代、業務効率化は単なるコスト削減ではなく、企業の競争力を高めるための経営課題になっています。

もし現在、

• FAX注文書を毎日入力している
• 紙帳票の処理に多くの時間を使っている
• 入力ミスや残業を減らしたい
• DXを具体的に進めたい

という課題をお持ちであれば、AI OCRの導入を検討する価値は十分にあります。

rikamiでは、お客様の帳票をもとにした検証や、運用イメージのご相談も承っています。

まずは現在の業務フローを確認し、「どこまで効率化できるのか」を把握することから始めてみてはいかがでしょうか。

「この帳票は読み取れるのだろうか？」 「現在使っているシステムと連携できるのだろうか？」

そんな疑問をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。

実際の帳票をもとに、AI OCRによる効率化の可能性をご提案いたします。